Avec l'évolution rapide du monde des affaires, il est facile d'être submergé par le nombre de systèmes ERP disponibles. De nombreuses entreprises ont choisi un système ERP mais se sont aperçues que leur choix n'était pas idéal. Si vous cherchez un moyen efficace de gérer votre entreprise, il est essentiel d'en choisir un bon. Dans cet article, nous examinerons certaines des erreurs les plus courantes commises lors du choix d'un système ERP et la manière de les éviter.
Ne pas procéder à une analyse approfondie des besoins avant l'implémentation de votre ERP.
La première étape du choix d'un ERP consiste à effectuer une analyse approfondie des besoins. Vous devez définir le problème avant de commencer à chercher une solution, n'est-ce pas ?
S’assurer de régler le bon problème vous fera gagner du temps et de l'argent à long terme. Ne sautez donc pas cette étape par impatience ou par paresse. Si vous le faites, il y a de fortes chances que votre entreprise souffre de l'utilisation d'un outil qui n'a aucun rapport avec ses besoins réels (et qu'elle n'ait d'autre choix que de recommencer) et n’aura aucun gain à moyen ou long terme.
Pour procéder à l'analyse des besoins, fixez-vous des objectifs pour vous-même et pour votre entreprise, puis tenez-vous-en à toutes les étapes de la mise en œuvre (y compris la mise en œuvre elle-même). Soyez ambitieux mais restez réaliste - vous pourrez toujours ajuster plus tard si nécessaire.
Si vous n'êtes pas sûr des objectifs de votre entreprise, voici une liste de questions qui vous aidera :
- Que voulons-nous accomplir avec notre ERP ?
- Quels sont nos problèmes actuels dans nos opérations ?
- Quelle est la meilleure façon de résoudre ces problèmes partiellement et/ou complètement grâce à un ERP ?
- Comment pouvons-nous être plus compétitifs sur le marché ?
- Quelles tâches répétitives peut-on automatiser ?
- Quelle est la meilleure façon de mettre en œuvre un système ERP dans notre contexte?
- Comment un ERP peut-il nous aider à atteindre ces objectifs ?
- Avons-nous besoin d'un consultant ou pouvons-nous le faire nous-mêmes ?
- Combien d'argent et de temps devons-nous investir dans ce projet ?
- La direction de l'entreprise sera-t-elle disponible pour s'impliquer dans le projet ?
Ne pas prendre en compte l'impact de la transformation numérique sur vos processus d'affaires.
L'expression "transformation numérique" vous est peut-être familière, mais vous ne savez peut-être pas ce qu'elle signifie puisqu’elle est utilisée à plusieurs vocations.
La transformation numérique est le processus qui consiste à modifier la culture et les processus de votre organisation pour tirer parti des nouvelles technologies, méthodes de travail et façons de travailler. Elle touche donc plusieurs facettes de votre réalité entrepreneuriale.
Les chefs d'entreprise doivent non seulement comprendre comment leur entreprise évoluera pour que leurs systèmes ERP soient efficaces, mais ils doivent également comprendre comment ces changements affectent les rôles de leurs employés au sein de l'entreprise. Ces rôles pourraient évoluer au fil du temps, à mesure que de nouvelles technologies deviennent disponibles ou que des méthodes de travail plus efficaces deviennent possibles (ou les deux). Il faut donc bien y réfléchir afin d’avoir l’impact souhaité.
La transformation numérique est un processus qui ne se fera pas du jour au lendemain. Il s'agit d'un voyage continu qui évolue au fil du temps, à mesure que de nouvelles technologies et méthodes de travail deviennent disponibles. Nous suggérons d’ailleurs de progresser à travers cette transformation pas à pas pour un succès sur le long terme. Plus votre entreprise sera capable de s'adapter au changement à travers le temps, mieux elle sera positionnée pour survivre dans l'ère numérique d'aujourd'hui.
Recourir à un fournisseur ERP externe qui ne comprend pas votre entreprise.
Vous devez choisir un fournisseur ERP qui comprend les subtilités de votre entreprise. Un consultant qui ne comprend pas ce que vous faites ne sera pas en mesure de vous fournir les bons conseils ou la bonne solution. Cela peut entraîner des problèmes majeurs s'il vous recommande quelque chose qui ne correspond pas à vos besoins, ce qui peut se traduire par une perte de temps et d'argent de sa part (et de la vôtre). Nous suggérons donc de faire affaire avec un fournisseur qui a travaillé dans un secteur similaire au vôtre ou a de l’expérience avec votre secteur d’activités.
En faire trop soi-même - ou pas assez.
L'erreur la plus fréquente commise par les entreprises est de tenter d’en faire trop par soi-même, ou pas assez. Si vous utilisez un système ERP pour la première fois, il est important d'obtenir l'aide d'un expert pour sélectionner le logiciel adapté à vos besoins et de le mettre en place également. En utilisant une ressource dont c’est l’expertise, vous aurez plus de succès à la finalisation du projet. La priorisation de projets payants et de tâches moins “ennuyantes” peuvent quelquefois nous faire perdre l’objectif principal d’un ERP et donc mettre en danger le succès de son intégration, lorsque traité entièrement à l’interne.
Vous devez également être conscients de l'effort que vous devrez fournir pour mettre en œuvre le système une fois qu'il aura été sélectionné et acheté. De nombreuses fonctionnalités différentes doivent être configurées, testées et réfléchies. Votre implication est donc primordiale pour le succès de la mise en place de votre ERP. Comme pour toute mise en œuvre d'un logiciel, vous devez vous assurer que le système peut être configuré pour répondre à vos besoins. Personne ne connaît vos besoins mieux que vous.
Conclusion
Nous espérons que cet article vous aidera à éviter les erreurs dont nous avons été témoins lors du choix d'un système ERP pour une entreprise. Bien que certaines d'entre elles puissent sembler évidentes, il est surprenant de constater à quel point elles sont souvent commises, même par des utilisateurs expérimentés de logiciels ERP ! Si vous envisagez d'acheter une solution ERP mais que vous n'êtes pas sûr de la meilleure façon de procéder, nous vous recommandons de vous adresser à un expert qui pourra vous aider à prendre votre décision et s'assurer que tout se passe bien lors de l'implémentation (et c'est là que nous intervenons).
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Les erreurs principales dans le choix d'un ERP