L’ampleur d’un projet d’implantation de Progiciel de Gestion Intégré (PGI) peut varier largement en fonction de la taille de l’entreprise et du niveau de complexité et d’automatisation géré par le logiciel. C’est pourquoi la taille des équipes affectées à ce genre de projet est également variable, tout comme la répartition des rôles et responsabilités de chacun.
À l’équipe interne de l’entreprise se joint typiquement un partenaire d’intégration local, qui permet entre autres d’établir un lien entre le fournisseur du progiciel et l’entreprise qui se prépare à l’intégrer dans ses opérations. Chez E3K, c’est ce que nous faisons, en plus d’offrir une multitude d’autres services qui élargissent vos possibilités de croissance en affaires -> Support TI, Solutions infonuagiques, développement personnalisé.
L'un des progiciels dans lequel nous nous spécialisons s’appelle Odoo. C’est une suite d’applications intégrées particulièrement bien adaptée aux besoins des Petites et Moyennes Entreprises, qui offre la possibilité d’être personnalisée pour l’adapter à l’évolution et à la croissance de votre entreprise.
Étant donné que le Québec regorge de PME et que nous supportons en général des entreprises ayant entre 5 et 50 employés, la structure des rôles et responsabilités qui sera abordée dans cet article représentera, de façon générale, la réalité de la PME dans un tel projet d’implantation.
Voici donc, selon notre expérience, les trois rôles qui doivent absolument être bien défini et compris de toutes les parties prenantes lors d’une implantation.
Super utilisateur et/ou gestionnaire du projet dans votre entreprise :
Les super utilisateurs sont des ressources désignées dans votre organisation pour apprendre le fonctionnement du nouveau système et transférer ces connaissances à tous les utilisateurs de votre entreprise. Ils sont en quelque sorte vos experts à l’interne du système et de son implantation. De plus, ils sont appelés à aider avec les tests, le dépannage et l’identification des erreurs et des workflows inefficaces. Ils aident également l’équipe d’implantation à effectuer les corrections nécessaires avant le lancement de la solution et donnent leur approbation finale.
Ainsi, les super utilisateurs doivent avoir une très bonne compréhension de la situation actuelle et des objectifs du projet. Ils ont également besoin de compétences techniques suffisamment élevées pour naviguer le système, en apprendre le fonctionnement et former les autres utilisateurs après avoir été eux-mêmes formés par le partenaire d’intégration. Le taux d’adoption et la réussite du projet repose ainsi largement sur leurs épaules, puisque ce sont eux qui montreront aux autres employés comment utiliser les fonctionnalités du système et en tirer profit au maximum. Ils doivent donc pleinement comprendre les processus et les workflows actuels de l’entreprise pour comprendre les modifications apportées à ceux-ci par le nouveau système informatique.
Dans le cas d’une entreprise ayant plusieurs super utilisateurs, disons un par département, il est pertinent de désigner un gestionnaire du projet d’implantation qui s’occupera de rassembler les différentes requêtes émises par les super utilisateurs et prendra en charge la communication avec le partenaire d’intégration. Ce gestionnaire doit s’assurer de respecter le budget accordé par la direction et les objectifs de la phase d’implantation. S’il n’y a qu’un super utilisateur, il assumera le rôle de gestionnaire du projet.
Odoo, le fournisseur du PGI
Le rôle premier d’Odoo est de rassembler les améliorations développées par la communauté et par leurs développeurs dans une nouvelle version du progiciel et d’offrir, chaque année, une version améliorée du logiciel à sa clientèle. Odoo offre également la possibilité d’héberger les environnements de production et de test sur leurs serveurs cloud, moyennant un coût mensuel ou annuel, le tout payé directement à Odoo en USD.
Il est également possible, pour un client qui ne désirerait pas de programmation personnalisée, d’opter pour Odoo.com et d’acheter une banque d’heure de formation et d’aide à la configuration directement chez Odoo. Par contre, il n’est pas toujours possible d’être supporté dans sa langue locale étant donné que les équipes de support d’Odoo pour l’Amérique du Nord sont basées à San Francisco.
Notez-bien que dans tous les cas, le prix des licences d’Odoo Entreprise inclut le service de migration des versions chaque année ainsi que le support lorsqu’un mauvais fonctionnement du logiciel est constaté (bug). Odoo offre également beaucoup de documentation et de vidéo de formation sur sa plateforme e-Learning.
La grande croissance que vit Odoo actuellement et le niveau d’achalandage peut influencer le délai de réponse quand vient le temps de résoudre un problème. C’est pourquoi Odoo conseille de faire affaire avec un partenaire d’intégration local comme E3K.
Le partenaire d’intégration
Le partenaire d’intégration est entièrement formé sur Odoo, a accès au code source de Odoo Entreprise et a une relation directe avec Odoo pour faire remonter les problèmes signalés.
Contrairement au support offert par Odoo, l’équipe d’E3K peut également se lancer dans le développement d’une fonctionnalité nouvelle (inexistante ou incomplète sur le marché des applications/modules créés par la communauté), pour répondre à un besoin spécifique à une industrie ou même unique à un client. Le rôle du partenaire peut varier d’un projet à l’autre, en fonction de la vision du partenaire et selon les besoins du client. Dans notre cas, nous préconisons une approche qui est alignée sur les meilleures pratiques en gestion de projet et proposons de continuer de vous supporter à long terme afin de vous suivre dans la croissance de votre entreprise..
Une fois le processus d’implantation démarré, il peut être difficile de s’y retrouver parmi les intervenants et savoir quoi communiquer à qui selon la situation. Nous vous proposons donc un petit diagramme, et quelques mises en situation, afin de clarifier le tout. Bien sûr, il s’agit de recommandations générales puisque chaque projet est différent.
Avec qui communiquer si je rencontre un bogue ou un message d’erreur?
Si une application démontre un comportement qui ne répond pas à la configuration initialement demandée par votre entreprise auprès d’E3K, ou qu’un message d’erreur est affiché à la suite d’une action par un utilisateur, la procédure devrait être la suivante :
1. L’utilisateur achemine le message d’erreur ou décrit la problématique au super utilisateur de votre département pour que ce dernier évalue s’il connait la solution ou si la résolution de cette problématique est déjà en cours. L’utilisateur doit s’assurer de fournir l’information nécessaire sur le contexte pour recréer la problématique, typiquement un scénario en quelques étapes sous forme de texte avec captures d’écran ou de vidéo.
2. Si nécessaire, le gestionnaire du projet/super utilisateur communique avec son partenaire d’implantation chez E3K ou bien à [email protected].
3. Si la problématique découle d’une modification personnalisée du code source, les développeurs d’E3K pourront trouver la solution. Du temps de programmation sera porté au compte du client. Si le bogue provient d’une application d’Odoo et qui n’a pas été personnalisée, le message sera transmis à Odoo directement afin que la problématique soit réglée sans frais.
Avec qui communiquer si j’ai besoin de formation fonctionnelle?
Durant la première phase d’implantation, les super utilisateurs (et parfois tous les utilisateurs) se verront suivre des formations fonctionnelles qui leur permettront d’effectuer les opérations dont ils sont responsables dans Odoo.
Par la suite, les nouveaux utilisateurs devraient être formés par les super utilisateurs à l’interne, qui seront les points tournants du transfert de connaissance en ce qui a trait au PGI.
Le partenaire d’intégration reste disponible avant, durant et après l’implantation initiale pour donner des formations sur place ou à distance aux utilisateurs qui en auraient besoin. À noter que les honoraires de formation peuvent être subventionnés par Emploi Québec. N’hésitez pas à les contacter AVANT le début du projet d’implantation.
Si vous disposez d’une banque d’heure directement chez Odoo, de la formation sur les applications de base peut être fournie. Il est à noter que les employés d’Odoo ne connaîtront pas les processus de votre entreprise ni les modifications qui auront été apportées à votre environnement. La formation ne serait disponible qu’à distance (et il pourrait y avoir une barrière linguistique.)
Avec qui communiquer si j’ai une demande de modification de configuration?
Après un certain temps et la formation adéquate, les modifications de la configuration peuvent être prises en charge par les super utilisateurs de votre entreprise. Le/la gestionnaire de projet assume la responsabilité d’avoir la compréhension totale de l’effet d’une nouvelle configuration dans son environnement de production. Dans le cas contraire, nous vous suggérons de contacter votre partenaire d’intégration et/ou d’effectuer les modifications dans un environnement de test au préalable. (toujours recommandé!)
Avec qui communiquer si j’ai un besoin d’amélioration ou d’ajout de fonctionnalité?
L’optimisation des processus internes de l’entreprise s’étalera sur plusieurs semaines, voire sur plusieurs mois après l’implantation initiale du logiciel. De plus, l’amélioration des processus sera optimale si plusieurs utilisateurs y contribuent. C’est pourquoi nous recommandons d’avoir un processus clair de proposition d’amélioration et un incitatif de la part de la direction à participer à l’amélioration continue.
1. L’utilisateur discute de l’amélioration qu’il a en tête avec le super utilisateur de son département. Si l’amélioration est jugée pertinente, une requête détaillée du comportement souhaité est rédigée.
2. Le Super Utilisateur / gestionnaire du projet présente la requête à la direction de l’entreprise, qui évalue la faisabilité, considérant le budget et l’alignement avec les objectifs de la phase d’implantation.
3. La direction approuve si nécessaire et la requête est communiquée avec le partenaire d’intégration.
En conclusion, chaque projet est différent et le déroulement de ceux-ci variera selon une multitude de facteurs. Cependant, l’une des meilleures façons pour vous de contrôler les coûts est de bien définir les rôles et les responsabilités de chaque membre de votre équipe, et de bien les communiquer. Cela évitera des formations dispensées en double, et même en triple, par le partenaire et limitera les réorientations de projet en cours de développement, ce qui contribuera à limiter les coûts et assurera le succès de votre projet d’implantation de PGI.
Pour toute information sur Odoo et nos service d'accompagnement et d'implantation, visitez notre page dédiée à Odoo chez E3K.
RÔLES ET RESPONSABILITÉS DES PARTENAIRES DANS UNE IMPLANTATION ODOO